با سلام خدمت استاد رجبی قابل توجه جنابعالی
تکلیف اول
وظایف کمیته روابط عمومی و رسانه ها در یک همایش
انتشار فراخوان همایش
از طریق مطبوعات و نشریات
از طریق صدا و سیما
از طریق سایت همایش
ارسال فراخوان همایش برای افراد، شخصیتها، سازمانها و مراکز علمی ایجاد سایت همایش
تنظیم متن دعوتنامه شخصیتها و مسئولین استانی و ملی
-تهیه و نصب پلاکارد و تراکت در سطح شهر
اعلام آدرس پستی و اینترنتی و شماره تلفن همایش
تنظیم متن تقدیرنامه از نویسندگان مقالات برتر (با امضای رئیس همایش)
هماهنگی با صدا و سیما و مطبوعات در هنگام برگزاری همایش برای پوشش خبری از همایش
شرح وظایف کمیته تشریفات در یک همایش:
استقبال از شرکت کنندگان در همایش در بدو ورود به شهر
-استقرار و اسکان شرکت کنندگان در محل های تعیین شده
بازدید از برنامه های جنبی (مانند برگزاری نمایشگاه کتاب همزمان با همایش) و یا بازدیدها از اماکن دیگر
انجام هماهنگی های لازم در خصوص محل برگزاری همایش (از لحاظ فنی، صوتی تصویری، آماده سازی صحنه و دکور و
تعیین مجری همایش
تعیین قاری قرآن
هماهنگی در خصوص پخش سرود جمهوری اسلامی، نماهنگ و یا اجرای سایر جلوه ها در برگزاری همایش
هماهنگی با مسئولین حراست در خصوص حفظ نظم و امنیت همایش و یا جلوگیری از ورود افراد غیرمسئول
تعیین و تنظیم محل پارک اتومبیلهای شرکت کنندگان در همایش استقبال از شرکت کنندگان در همایش در بدو ورود به محل برگزاری همایش
ارائه کارتهای شناسایی و باکس حاوی برنامه همایش به میهمانان
وظایف کمیته انتشارات در یک همایش :
انتشار برنامه اجرایی همایش (جدول زمانی روزهای برگزاری
تهیه سربرگ های همایش
چاپ پوستر همایش
انتشار خلاصه مقالات
انتشار مجموعه مقالات
آماده سازی کارتهای شناسایی برای مدعوین و شرکت کنندگان در همایش
کمیته علمی در کنفرانس، تیم ارتباط با مولفین می باشد.
شرح وظایف:
گرفتن مقالات از طریق وب سایت
پاسخ به مولفین ، مبنی بر رسیدن مقالات
دادن مقالات به تیم بررسی اولیه مقالات
گرفتن پاسخ بررسی اولیه از تیم بررسی اولیه مقالات
گرفتن پاسخ بررسی نهایی مقالات از تیم ارتباط با داوران
دادن پاسخ بررسی مقالات به مولفین مبنی بر قبول یا رد مقاله
دادن پاسخ سوالات متفرقه مولفین
دادن درخواست شرکت در کنفرانس مولفین به تیم ثبت نام و پذیرش
دادن درخواست شرکت در کارگاههای آموزشی به تیم کارگاههای آموزشی
استخراج آمار و طبقه بندی اطلاعات در رابطه با تعداد و موضوع های مقالات ارسالی
ارسال آمار استخراج شده به تیم روابط عمومی در دبیرخانه کنفرانس
تیم های زیر مجموعه در کمیته علمی عبارتند از :
تیم بررسی اولیه مقالات
تیم ارتباط با داوران
تیم انتشارات
تیم کارگاهها
تیم نشست ها و سخنرانیهای آموزشی
پلان نمایشگاه، درجه بندی غرفه ها، تعرفه غرفه ها، شرایط در اختیار گرفتن غرفه توسط اشخاص حقیقی و حقوقی، زمان تحویل غرفه ها، امکانات موجود در غرفه ها، نحوه تأمین امکانات اضافی مورد نیاز، زمان تخلیه غرفه ها، نحوه پذیرش غرفه داران، خدمات قابل ارائه در طول روزهای برگزاری نمایشگاه، نحوه تامین امنیت و سایر جزییات مختص نمایشگاه، باید به صورت مدوّن بوده و در اختیار کلیه ذینفعان به صورتی که به راحتی قابل دسترس باشد، وجود داشته باشد.
همچنین نمونه قرارداد منعقده با شرکت کنندگان، باید پیش از عقد قرارداد در اختیار ذی نفعان قرار گرفته و باید با تمام شرکت کنندگان در نمایشگاه، قرارداد منعقد شود.
نمایشگاه از قوانین و مقررات کلی حاکم بر کنفرانس ها پیروی می کند.
جذب حمایت مالی به منظور تأمین هزینه های کنفرانس فرآیندی است، که باید به صورت کامل و با در نظر گرفتن ملاحظات خاص برگزارکننده، مدوّن شود.
به این منظور باید درجات مختلف حمایت مالی تعیین گردیده و خدماتی که دبیرخانه کنفرانس به هر درجه در قالب قرارداد / تفاهم نامه ارائه می کند، مشخص باشد.
بودجه ریزی:
تیم اجرایی متناسب با برنامه زمان بندی و با توجه به برآورد هزینه فعالیت ها، نسبت به بودجه ریزی کنفرانس اقدام می نماید.
تعیین نقدینگی مورد نیاز در زمان های مختلف و هم چنین هزینه کل در این بودجه ریزی، مشخص می شود.
با توجه به الزامات برگزارکننده ممکن است لازم باشد تا روش اجرایی مدوّنی برای هزینه کردن در کنفرانس وجود داشته باشد.
در روش اجرایی سقف تن خواه، نحوه تایید فاکتورها و چگونگی استعلام قیمت ها، مشخص خواهد شد.
روش اجرایی هزینه کردن باید به تصویب قسمت ذینفع (مالی) سازمان برگزارکننده برسد.
اجرایی: متشکل از گروه هایی است، که توسط کمیته اجرایی یا دبیر اجرایی تعیین می شوند.
ستاد اجرایی حداقل باید دارای واحدهای زیر به صورت مستقل یا ادغام شده باشد و برای موارد زیر مسئول مشخص کرده باشد:
- دبیرخانه: دبیرخانه مسئول انجام تمام هماهنگی های لازم مربوط به امور کنفرانس شامل دریافت و ارجاع مدارک، مکاتبات، ثبت نام، آماده سازی، تهیه و اقدام برای صدور برای صدور و تحویل گواهی نامه های مربوطه است.
ثبت نام و پذیرش
تبلیغات و روابط عمومی
طراحی، چاپ و انتشارات
تشریفات
تدارکات و پشتیبانی
امور مالی
برنامه ریزی، کنترل پروژه و مستند سازی
نظارت و ارزشیابی
فنی و انفورماتیک (رایانه)
حراست
یادآوری در کنفرانس های مختلف بر اساس ابعاد آن، یک نفر می تواند بیش از یک مسئولیت را عهده دار باشد.
ستاد اجرایی می تواند واحدهای دیگری نیز مانند واحدهای به شرح زیر داشته باشد:
جلب مشارکت حامیان (اسپانسری)
نمایشگاه
کارگاه های آموزشی
امور بین الملل (برای پاسخگویی به مخاطبان خارجی)
اسکان و هتل
حمل و نقل
حدود اختیارات و وظایف افراد باید به صورت مدوّن تهیه و به آنها ابلاغ شود.
با توجه به برنامه زمان بندی و بودجه ریزی انجام شده باید ساز و کار مناسبی برای اطلاع رسانی و تبلیغات در نظر گرفته شود.
هدف کمی مورد نظر برگزار کننده باید در روش های اطلاع رسانی و تبلیغات مد نظر قرار گرفته و حاصل کار رسیدن به اهداف کیفی و کمی برگزار کننده باشد.
نحوه تعامل با خبرنگاران و سایر رسانه ها باید در این روش اجرایی مشخص شده و به طور مناسب به اطلاع خبرنگاران برسد.
دبیر کنفرانس
دبیر کنفرانس شخصی حقیقی است که توسط هیات رییسه یا رییس کنفرانس تعیین می شود.
دبیر کنفرانس باید حداقل تحصیلات کارشناسی در زمینه مرتبط با موضوع کنفرانس با 10 سال سابقه کار مرتبط یا مدرک کارشناسی ارشد با 5 سال سابقه کار مرتبط داشته ، یا عضو هیات علمی دانشگاه باشد.
همانظور که در بخش انواع همایش ذکر شد، برای ناگذاری صحیح یک همایش، ابتدا باید سطح برگزاری همایش مشخص شود. برخی از دانشگاهها و موسسات به صورت داخلی، دستورالعمل مشخصی برای کنفرانسها دارند و ظرفیت هر واحد و دانشگاه بر اساس امکانات موجود تعیین شده است.
قبل از هر چیز باید سطح برگزاری کنفرانس تعیین شود. کنفرانسهای دانشجویی توسط انجمنهای علمی دانشجویی برگزار می شوند که در حال حاضر کنفرانسهای دانشجویی مهندسی برق و همچنین کنفرانسهای دانشجویی مهندسی عمران از نمونه کاملا موفق کنفرانسهای دانشجویی در کشور هستند. کنفرانسهای دانشجویی معمولا به صورت خودجوش و تقریبا آماتوری برگزار می شوند و بیشتر از اینکه جنبه علمی آنها اهمیت داشته باشد، تجربیاتی که دانشجویان در روند برگزاری همایشها کسب می کنند اهمیت ویژه ای دارد. این کنفرانسها معمولا با حمایت مالی دانشگاه برگزاری می شوند.
برخی از کنفرانسهای دانشجویی اخیر در کشور، از نظر علمی و کیفیت برگزاری به مراتب از کنفرانسهای ملی و بین المللی کشور در جایگاه بالایی قرار داشته اند و عملکرد آنها قابل تحسین بوده است.
شرایط برگزاری یک کنفرانس بین المللی نیز در بخش انواع همایش ذکر شد که حتما باید دانشگاهها و سازمانها به این امر توجه داشته باشند و فقط با ذکرعنوان بین المللی قصد مهم جلوه دادن کنفرانس را نداشته باشند.
در حال حاضر تعدادی از کنفرانسها در کشور، در چندین دوره متوالی برگزار شده است و به دوره سی ام خود نزدیک می شود لذا برگزار کنندگان کنفرانسهای جدید نیز باید حدالامکان به این موضوع توجه کنند که اگر کنفرانسی به صورت دوره ای توسط یک سازمان برگزار می شود، به هیچ عنوان به دنبال برگزاری دوره دیگری از آن کنفرانس را نداشته باشند و موضوع کنفرانس را به صورت دقیقتر انتخاب نمایند تا شاهد شکوفایی روز افزون جامعه علمی کشور باشی